Öffentliche Verwaltung lehnt papierloses Arbeiten ab

Bund und Länder fordern seit Jahren die Digitalisierung der Verwaltung. Pilotprojekt nach Pilotprojekt kommt. Tatsächlich wird aber nichts dafür getan. Dadurch steigen aber die Kosten für den Bürger und die Unternehmen.

Frau Merkel sagt es, Herr de Maizière sagt es, sogar Herr Gabriel hat schon zugestimmt. Natürlich haben auch die Landeschefs und Länderminister zugestimmt, mit Ausnahme von Herrn Kretschmann, der das Thema in den letzten 4 Jahren nicht zu Ende denken konnte. Nur, geschieht tatsächlich nichts. Zumindest nichts Sinnvolles.

Es geht um die Digitalisierung der Verwaltung. Einfach ausgedrückt, die papierlose Abwicklung von Vorgängen. Dies wäre sehr sinnvoll, denn in den letzten Jahren hat die Flut der Formulare zugenommen. Da ja immer mehr kontrolliert werden muss, wegen der angeblichen Gerechtigkeit, müssen mehr Formulare her. Umwelt ist hier egal, da selbst die Grünen dies für richtig halten.
Da man ja seit ca. 15 Jahren über Digitalisierung redet, kam man auf die Idee, den größten Teil dieser Formularflut in Internetportalen der Öffentlichkeit zur Verfügung zu stellen. Ganz modern, PDF-Formulare mit vorgegebenen Formularfeldern. Diese Felder denken sogar oft mit, wodurch sichergestellt wird, dass die Fragen im Sinne des Amtes beantwortet werden, nicht im Sinne desjenigen, der das Formular ausfüllen soll.
Man übersieht dabei natürlich, dass dadurch die Abgabe einer Willenserklärung nicht mehr möglich ist, da diese auf einer freien Entscheidung und nicht auf einer vorgegebenen beruht.

Als braver Bürger oder braves Unternehmen füllt man die Formulare also elektronisch aus. Aber, die Überraschung kommt wie immer am Schluss. Eine Unterschrift, wie auch immer, ist elektronisch nicht möglich. Selbst bei Dokumenten, die keine Schriftform erfordern. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur geht nicht. Diese kann ja bekanntlich die Schriftform ersetzen.

Ich habe in den letzten Jahren kein PDF-Formular der staatlichen Verwaltung gefunden, das papierlos unterzeichnet werden könnte.
Hierzu muss man wissen, dass ein Unternehmen, das in aller Regel versucht papierlos zu arbeiten, einen ca. 6 – 7-mal höheren Aufwand hat, wenn das PDF-Formular ausgedruckt werden muss. Auch in privaten Haushalten hat die elektronische Archivierung und papierlose Dokumentenbearbeitung längst Einzug gehalten.
Wer kommt für die Mehrkosten auf, die auf Grund der rechtlichen Rahmenbedingungen nicht sein müssten?

So hat der BFH entscheiden müssen (gestern veröffentlicht), dass eine Einkommenssteuererklärung per Fax übermittelt werden kann, vor allem, wenn diese zuvor per Elster elektronisch übermittelt wurde. Unter Hinweis auf die ständige Rechtsprechung der Obergerichte musste nach der 1. Instanz schließlich das höchste Finanzgericht entscheiden, weil die Finanzverwaltung eine Selbstverständlichkeit nicht begreifen wollte.
Oder die Hansestadt Hamburg, Symbol für seriöse Kaufmannstätigkeit, das Tor zur Welt, fordert von jedem Arbeitgeber, der aus beruflichen Gründen einen Mitarbeiter nach Hamburg schickt und dort übernachten lässt, auf einem Formular eine Erklärung, dass die Übernachtung beruflich notwendig ist. Nach meiner Kenntnis die einzige Stadt in Europa. Die Stadt will eine Übernachtungssteuer kassieren und auf diesem Weg unrechtmäßig die Einnahmen erhöhen. Die Hoteliers sind gezwungen, die Steuer zu erheben, wenn diese Erklärung nicht vorliegt. Der Sheriff von Nottinghham lässt grüßen.
Natürlich ist dieses Formular nicht elektronisch unterschreibbar. Der verantwortliche Senator, Dr. Tschetschner, schweigt zu diesem Rechtsverstoß. Noch ist nicht klar, ob der Senat für die Mehrkosten aufkommt.
In allen anderen Städten, die eine derartige Übernachtungssteuer erheben reicht die mündliche Bestätigung im Hotel aus. Dies auch vor dem Hintergrund, dass wegen des steuerlichen Reisekostenrechts die Buchungen in aller Regel durch die Unternehmen vorgenommen werden. Wahrscheinlich ist man in Hamburg glühend überzeugt, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter nur auf Urlaubsreisen schicken. Vielleicht sollte Herr Dr. Tschentscher nicht von sich auf andere schließen.
Oder ein Telefonat mit einer öffentlich-rechtlichen GmbH in Stuttgart, die Parkplätze für das Land verwaltet. Den Vordruck für das SEPA-Lastschriftmandat hatte ich qualifiziert elektronisch signiert, es lag also in Schriftform vor. Die Mitarbeiterin besprach den Vorgang mit der Juristin des Unternehmens, mit der Bemerkung, ihr würde die Arbeit auch wesentlich erleichtert. Die Juristin lehnte ab, weil ihr Papier lieber ist. Ein glatter Gesetzesbruch.
Nun ist es ja in Baden-Württemberg bekannt, dass Herr Kretschmann, der Ministerpräsident, sehr viel Zeit zum Nachdenken braucht. Deshalb konnte er in den letzten 4 Jahren auch kaum etwas tun, er ist noch nicht fertig mit nachdenken. Dies färbt wohl auch auf seine nachfolgende Organisation ab.

Toll wäre es, wenn Frau Merkel, Herr de Maizière, Herr Dr. Tschetschner, Herr Kretschmann und wie sie sonst alle heißen, die behaupten Verantwortung zu tragen, nicht nur Sonntagsreden hielten, sondern den Reden Taten folgen ließen.
Durch bessere Ausbildung ihrer Mitarbeiter und durch klare Anweisungen, was sie wollen, bis hin zu Servicestandards, die für jeden Mitarbeiter verbindlich sind. Und, nachdem die staatlichen Behörden bei Unternehmen oft meinen, dass binnen weniger Wochen alles geändert werden kann, könnten diese Verantwortungsträger dies selbst unter Beweis stellen. Bisschen weniger Sonntagsreden, bisschen mehr zielgerichtet arbeiten. Wäre doch was. Oder?

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